Dicas para um email mais profissional

O email é um recurso muito utilizado no ambiente corporativo, ele ajuda a alcaçar novos clientes, entrar em contato com fornecedores e também organizar a comunicação entre os funcionários.

Veja algumas dicas para otimizar o uso de emails:

Use o seu domínio
Um email com o seu domínio (ex. suaempresa.com.br) passa mais credibilidade do que emails gratuitos, que são geralmente usados para assuntos pessoais. É recomendável que o endereço de email profissional contenha o nome (ex. nomesobrenome@suaempresa.com.br) ou departamento (ex. financeiro@suaempresa.com.br).

Assinatura padrão
Usar assinatura padrão nas mensagens com informações de contato além de transmitir seriedade, também informa o destinatário sobre informações úteis, como telefone, endereço, site, etc.
Um detalhe importante para assinatura é que ela seja feita no formato de texto/html e não em formato de imagem, pois muitos leitores de email bloqueiam as imagens, dificultando a visualização dos dados.

Use as pastas
As pastas são ótimas ferramentas para organizar as mensagens. Você pode, por exemplo, ter uma pasta para cada fornecedor ou cliente e nela guardar todas as mensagens trocadas com essa pessoa/empresa.

Não acumule mensagens
Outra dica de organização é não deixar acumular mensagens na sua caixa de entrada. Mensagens importantes que devem ser guardadas para documentação de algum assunto podem ser enviadas para pastas específicas, e aquelas mensagens de propaganda, ou documentalmente irrelevantes podem ser apagadas para poupar espaço e despoluir a lista de emails.

Para escrever emails:
Algumas dicas também para elaborar mensagens mais profissionais:

- assunto objetivo
Muitas pessoas decidem se vão ou não abrir um email de acordo como texto do assunto. Procure usar uma frase curta que defina o conteúdo da mensagem.

- linguagem formal
Para emails profissionais é aconselhado o uso de linguagem formal, pois transmite mais profissionalismo.

- revisar
É muito importante revisar a mensagem, anexos e destinatários antes de enviar, para que não passe erros e falta de informações.